Một hồ sơ nghiên cứu có thể chứa nhiều dữ liệu nhưng vẫn khó sử dụng nếu người đọc không biết đâu là sự kiện, đâu là giả thuyết và ai đang chịu trách nhiệm cho quyết định tiếp theo. Chín lớp thông tin được thiết kế để giải quyết vấn đề đó.
Vấn đề của hồ sơ rời rạc
Thông tin nghiên cứu thường nằm ở nhiều nơi: bản ghi hiện vật, bài báo, ảnh chụp, ghi chú phân tích, thư trao đổi và bảng dữ liệu. Khi những phần này được đưa lên một trang mà không có thứ tự, người đọc phải tự xây lại toàn bộ logic của đề tài.
Rủi ro lớn nhất không chỉ là khó đọc. Một quan sát có thể bị hiểu nhầm thành kết luận; một giả thuyết hấp dẫn có thể che khuất giới hạn của corpus; lời mời tài trợ có thể xuất hiện trước khi mục đích sử dụng nguồn lực được giải thích.
Chín lớp, chín câu hỏi
Khung hồ sơ đặt ra chín câu hỏi liên tiếp:
- Đề tài đang giải quyết câu hỏi nào?
- Nó thuộc bối cảnh lịch sử và văn minh nào?
- Bằng chứng hiện có là gì?
- Hiện vật và media đến từ đâu, có quyền sử dụng ra sao?
- Điều gì có thể diễn giải và điều gì chưa thể kết luận?
- Ai chịu trách nhiệm, ai phản biện và liên hệ bằng cách nào?
- Người khác có thể tham gia ở phạm vi nào?
- Nguồn lực được tiếp nhận và báo cáo theo nguyên tắc nào?
- Điều gì vừa thay đổi và ai đã đóng góp?
Một lớp có thể chưa hoàn chỉnh. Việc hiển thị rõ phần thiếu hữu ích hơn việc dùng ngôn ngữ chắc chắn để che khoảng trống dữ liệu.
Đọc theo quyết định
Không phải người đọc nào cũng cần đi hết chín phần. Người mới có thể bắt đầu với tổng quan, lịch sử và bằng chứng. Nhà nghiên cứu có thể đi thẳng tới corpus, nguồn và giới hạn phương pháp. Người muốn tham gia cần đọc vai trò, phạm vi và cơ chế ghi nhận.
Riêng với tài trợ, trình tự đọc có ý nghĩa đạo đức. Thông tin tiếp nhận chỉ nên xuất hiện sau khi người đọc đã thấy mục tiêu, bằng chứng, quản trị, ngân sách và nghĩa vụ báo cáo.
Khung này sẽ thay đổi ra sao
Chín lớp là hợp đồng tối thiểu, không phải giới hạn cứng. Một dự án có thể bổ sung niên biểu, bản đồ, dữ liệu máy đọc được, nhật ký quyết định hoặc hồ sơ phản biện khi cần.
Mọi phần mở rộng cần giữ ba nguyên tắc: có nguồn, có trạng thái và có người chịu trách nhiệm. Nhờ đó, website có thể tăng lượng thông tin mà không đánh đổi khả năng đọc và kiểm tra.